Ei niin Helmi järjestelmä

Ei niin Helmi järjestelmä

En ole hetkeen kirjautunut ala-asteella koulua käyvän poikani Helmi -järjestelmään, joten salasana ei tullut heti mieleen.

Nykyisissä internetpalveluissa on mahdollisuus itse resetoida oma salasanansa, joten ajattelin tämän olevan nopein tapa päästä lukemaan viesti, jonka saapumisesta olin saanut sähköpostilla ilmoituksen.

Siispä suuntaan osoitteeseen https://helmi.riihimaki.fi ja valitsen salasana uhontunut linkin, toiveena päästä viestiin käsiksi mahdollisimman vähällä vaivalla.

Ihan helposti ei onnistunut, tai niin kuin tavataan sanoa: ei mennyt kuin Strömsöössä, tuo salasanan resetointi: Jotta salasana voidaan resetoida tarvitaan myös järjestelmään tallennettu käyttäjätunnus ja sitä vastaava sähköpostiosoite.

Miksi tarvitaan erikseen käyttäjätunnus?

Nyt olisi siis pitänyt muistaa käyttäjätunnus, joten salasanan resetointi ei onnistunut. Myös osa lomakkeella pyydetyistä tarkistuskysymyksistä oli epäselviä. Pitääkö esimerkiksi kysymykseen ”Mikä luku edeltää kahta?” vastata numerolla vai kirjaimilla, eli onko oikea vastaus ”yksi” vai ”1”?

Onneksi käyttäjätunnuksen unohtamistilanteeseen on ohje: ”Ota yhteys koulusi ylläpitoon”. Epäselvää on vain se, kuka ja mikä hoitaa koulun ylläpitoa, ja miten heihin saa yhteyden. Tässä yhteydessä olisi asiakasystävällisessä järjestelmässä ollut linkki paikkakunta ja koulukohtaisiin tukikontakteihin. Tai toisaalta, asiakasystävällisessä kannassa ei olisi ollut välttämättä erillistä käyttäjätunnusta, vaan kirjautuminen olisi hoidettu sähköpostiosoitetta käyttäen.

Ota yhteys koulusi ylläpitoon. Kuka? Missä? Miten?

Etsin saapuneista sähköposteista helmi -palvelusta tulleita viestejä, tarkoituksena löytää koulumme tukikontakti, ja löytyihän sellainen. Jokaisen viestin lopussa on lause: ” Tämä viesti on lähetetty automaattisesti. Älä vastaa tähän viestiin Palautetta järjestelmästä voitte antaa osoitteeseen tuki.helmi.fi@cgi.com”

Lähetin siis helmi tukeen pyynnön saada oma käyttäjätunnukseni, mutta koska ohje oli antaa palautetta, sen myös tein. Laitoin palautteeksi kommentin:

Salasanan resetointi vaatien sekä sähköpostin, että käyttäjätunnuksen on turhaa

Vastaukseksi sain viestin, että tässä osoitteessa hoidetaan vain pääkäyttäjien tukea, mutta jos kerron mistä koulusta on kyse, he lähettävät minulle paikalliset tukitiedot käyttäjätunnuksen saamiseksi.

Näin siis tein, ja koska ko. osoitteeseen oli tarkoitus myös lähettää palautetta, tein myös sen:

Turhan vaikeasti järjestetty tuen saanti

Kiitokseksi tuohon pääkäyttäjille tarkoitettuun tukiosoitteeseen on todettava, että vastaukset tulivat erittäin nopeasti. Ei siis aikaakaan, kun sain jo viestin Uramon koulun tukikontaktiksi.

Kummassakaan vastausviestissä ei noteerattu antamaani palautetta millään tavalla Taisi palaute mennä roskakoriin!

Nyt siis pääsen pyytämään käyttäjätunnuksen Uramon koululta, jotta saan resetoitua Helmi -palvelun salasanani. En tietenkään vielä näiden vaiheiden kautta päässyt järjestelmään lukemaan saapunutta viestiä, mutta nyt ollaan jo lähellä. Erittäin hidasta, hankalaa ja työllistävää!

Jotta tästä pitkästä vuodatuksesta olis jotakin hyötyä, kirjaan muutaman kehitysehdotuksen:

  • Luopukaa käyttäjätunnusvaatimuksesta, sähköpostiosoite riittää
  • Mikäli kuitenkin käyttäjätunnuksen käyttöön löytyy peruste (?), lähettäkää se yhdessä salasanan resetointiviestin kanssa käyttäjälle. Se ei saa olla vaatimuksena salasanan resetoinnille
  • Laittakaa ohjeet tuen hakemiseksi kirjautumissivuille
  • Listatkaa paikkakunta- ja koulukohtaiset tukikontaktit kirjautumissivulle
  • Mikäli Helmeen kirjatussa viestissä ei ole salaista tietoa, lähettäkää se suoraan sähköpostina. On turhaa piilottaa esimerkiksi tiedote ”Huomenna on liikuntapäivä” järjestelmän taakse, se voidaan lähettää vastaanottajalle suoraan

Pienillä parannuksilla saadaan järjestelmät käyttäjäystävällisemmiksia ja myös edullisemmiksi käyttää.

Ystävällisesti
Pertti Suutarinen
Yrittäjä / Isä
Puh. 040-5041953
pertti.suutarinen@ict-yrityspalvelut.fi